La Gerencia Ejecutiva, anuncia la adquisición de un sistema de comunicación, buscando así mejorar algunos aspectos importantes, en la relación por departamentos.Para todos quienes lo utilizarán, el correo interno, se convertirá en una herramienta indispensable de comunicación, entre un departamento y otro, para lograr y agilizar el trabajo.
Las ventajas sobre este sistema de correo interno son indiscutibles. Su funcionalidad nos permitirá incrementar nuestra productividad y eficiencia laboral, agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave para nuestras funciones.
LOS DIEZ BENEFICIOS:
1. Disponibilidad: Es un recurso disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos permite estar conectados todo el tiempo.
2. Accesibilidad: Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar y recibir mensajes ha diferentes departamentos.
3. Rapidez: La información a través del correo viaja más rápido que a través del fax o un sistema expreso de encomiendas. Los destinatarios pueden recibir nuestros mensajes casi de manera instantánea, y a su vez podemos recibir sus respuestas con la misma inmediatez.
4. Tú decides: Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de acuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada quién tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace. En otras palabras el correo le da más tiempo para formular responder, ventaja que la comunicación cara-a-cara o el teléfono no permite. En este mismo sentido se dice que el correo es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el tiempo para comunicarse.
5. Multi-destinatarios: Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es el poder transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin tener que re-trabajar o hacer copias del mismo. No sólo es algo sumamente fácil de hacer, sino que no implica para nosotros ningún costo adicional.
6. Multi-documentos: En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.), sin que haya mayores implicaciones para el remitente que el tiempo que podría requerirse para su transmisión, de acuerdo al peso de cada documento.
7. Ahorros significativos: Además del tiempo que ganamos en los beneficios antes mencionados, ahorramos papel, sobres, estampillas, y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también ahorramos espacio y tiempo porque el sistema de correo nos brinda la posibilidad de ordenar, clasificar, almacenar y gerenciar los mensajes que recibimos, de acuerdo a los criterios de cada quien.
8. Documentación: Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico del mismo, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento determinado, y nos proporciona una evidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee.
9. Retransmisión fidedigna: Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original, sin cambiar su contenido, y evitando la distorsión que casi siempre se da de manera implícita en la comunicación verbal, cuando ponemos los mensajes de otros en nuestras propias palabras o reinterpretamos información.
10. Efectividad: Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos (son concisos y van al grano), y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, en cuanto a los objetivos del remitente.
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